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Notre client œuvre dans le secteur de la haute technologie, il cherche à s’adjoindre d’une secrétaire
administrative.

Nature du travail :

Relevant du président le postulant désigné contribuera à la bonne gestion de l’environnement
bureautique de l’entreprise ainsi que participer étroitement à la gestion administrative des opérations,
incluant la gestion des comptes clients et des comptes fournisseurs. La secrétaire administrative
procurera un leadership à l’entreprise dans la performance, la planification et la coordination du travail
administratif et bureautique. Elle sera une personne clé dans le maintien d’une gestion saine de l’
environnement de travail auprès de ce client.

Responsabilités spécifiques :

• Fournir une assistance soutenue au directeur, finances & administration, dans la gestion
  administrative et comptable;
  
• Sous la tutelle de son supérieur immédiat, gérer l’ensemble des comptes-clients et comptes-
  fournisseurs de la société;
  
• Préparer et effectuer le processus de facturation des clients – faire le suivi nécessaire;
  
• Faire la collection des recevables auprès des clients;
  
• Compléter les comptes payables et préparer les paiements aux fournisseurs;
  
• Assister à l’ouverture de nouveaux comptes clients et comptes fournisseurs;
  
• Compléter l’entrée de données comptables dans le système Simple Comptable;
  
• Maintenir tous les dossiers administratifs de l’entreprise;
  
• Respecter et faire respecter les processus d’affaires de la société;
  
• Maintenir les dossiers de subventions gouvernementales ou institutionnelles – assister dans la
  mise en œuvre des dossiers et dans le suivi des réclamations;
  
• Gérer les dossiers de ressources humaines, incluant les dossiers d’employés, de paies, de plan d’
  option d’achat d’actions, de recrutement, de formation, d’assurance collective, de feuilles de temps
  et tout autre dossier relatif à la gestion des ressources humaines;
  
• Gérer les comptes de dépenses des employés;
  
• Comptabiliser et faire le suivi des commissions aux vendeurs;
  
• Effectuer bimensuellement les paies aux employés;
  
• Fournir un support soutenu aux différents départements internes, notamment le marketing et les
  ventes, le service à la clientèle et le département de R&D;
  
• Assurer le soutien bureautique nécessaire à l’aide des outils MS-Office (Word, Excel, PowerPoint,
  Visio et Office) – Faire de la correction de documents à l’occasion;
  
• S’occuper de la réception et des appels entrants (peu fréquent);
  
• Gérer la logistique intégrale des divers réunions exécutives et autres – Occasionnellement rédiger
  les procès-verbaux de réunions exécutives;
  
• Coordonner la préparation et la mise en œuvre de diverses foires commerciales;
  
• Coordonner la logistique des voyages d’affaire;
  
• Gérer la réception et l’expédition de marchandises;
  
• Gérer le courrier et les facsimilés (entrant et sortant);
  
• Effectuer le suivi des travaux et des besoins en relation avec l’immeuble et le loyer;
  
• Gérer l’inventaire de la papeterie et procéder aux achats requis;
  
• Effectuer l’approvisionnement relié aux opérations;
  
• Assister à la gestion des envois de logiciels du client (packaging & shipping);
  
• Assister à la création et au maintien de la documentation de logiciels du client;
  
• Voir au bon fonctionnement du bureau et organiser le travail à l’interne;
  
• Proposer et mettre en œuvre des méthodes et des outils visant une meilleure organisation du
  travail;
  
• Supporter l’entreprise lors de mandats et projets spéciaux;
  
• Effectuer toute autre tâche connexe que peut lui confier son supérieur immédiat.
  

Exigences :

• DEC ou AEC en secrétariat ou en bureautique ou l’équivalent;
  
• Au moins 1 an d’expérience pertinente;
  
• Maîtrise des logiciels MS-Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio et Outlook);
  
• Notions de base en comptabilité;
  
• Avoir d’excellentes capacités de communication, orale et écrite, en français et en anglais;
  

Qualités et Aptitudes :

• Capacité d’organisation avec beaucoup de rigueur;
  
• Capacité à mener des projets de façon autonome;
  
• Travaille minutieusement;
  
• Dynamique et professionnel;
  
• Autonome et polyvalent;
  
• Savoir bien communiquer, en français et en anglais;
  
• Motivé à travailler dans un environnement de travail d’équipe;
  
• Entregent et relations interpersonnelles très fortes.
  

Lieu du travail :                Lachine, Québec
Poste régulier :                40 heures par semaine
Compensation :               30,000$ par année (certaine flexibilité selon l’expérience)
                                        Participation au plan d’option d’achat d’actions de la société

Il s’agit d’une excellente opportunité d’emploi pour celui ou celle qui désire faire preuve de grand
professionnalisme dans un milieu dynamique.  

Si vous croyez répondre à ce profil, n’hésitez pas à nous faire parvenir votre curriculum vitae dès que
possible  à l'adresse courriel cv@umaines.com avec la mention U100-110

U100-110 - Secrétaire administrative